Od wielu lat pomagam klientom wdrażać nowoczesne technologie i automatyzować miejsca pracy. Z bliska obserwuję zachodzące zmiany i z pasją śledzę, jak odbierają je pracownicy. Jeszcze niedawno dylematem była praca zdalna, dziś stoimy u progu rewolucji AI, która redefiniuje naszą pracę i zarazem nasze życie.
Jakiś czas temu miałem okazję wysłuchać fascynującej prezentacji Alexii Cambon, dyrektor ds. badań nad przyszłością pracy w Microsoft. Jej spostrzeżenia na temat wpływu AI na doświadczenia pracowników poruszyły wiele interesujących kwestii, które wcześniej umykały mojej uwadze.
Ewolucja Pracy: Od Biura do Trójwymiarowości
Aby zrozumieć, gdzie jesteśmy i dokąd zmierzamy, warto na chwilę cofnąć się w czasie. Po erze przemysłowej wkroczyliśmy w erę pracy informacyjnej. Pamiętacie czasy, gdy większość z nas pracowała w biurach, a najbardziej efektywnym sposobem komunikacji były spotkania twarzą w twarz? Wtedy nasza praca mieściła się w jednej "przestrzeni" – biurze – i charakteryzowała się głównie synchronicznością, czyli działaniem w tym samym czasie.
Pojawienie się Internetu wywróciło ten porządek do góry nogami. Praca asynchroniczna, dzięki e-mailom i innym narzędziom, stała się powszechna i efektywna. Nasz świat pracy rozszerzył się do dwóch wymiarów: czasu (synchronicznego i asynchronicznego) oraz przestrzeni (biura).
Ale to nie koniec ewolucji. Pandemia COVID-19 jeszcze bardziej przyspieszyła te zmiany, utrwalając pracę zdalną i hybrydową jako realną i skuteczną opcję. W ciągu zaledwie kilku lat przeszliśmy z jednej do czterech kombinacji czasu i przestrzeni pracy. To ogromna zmiana, prawda?
Jednak teraz doświadczamy czegoś jeszcze bardziej fundamentalnego – pojawienia się sztucznej inteligencji jako integralnej części naszego środowiska pracy. I tu pojawia się kluczowe pytanie: gdzie właściwie umieścić AI w tych znanych nam wymiarach czasu i przestrzeni?
Odpowiedź jest zaskakująca: nigdzie.
AI nie pasuje do dotychczasowych kategorii, ponieważ wprowadza zupełnie nowy wymiar – wymiar inteligencji.
Do tej pory głównym źródłem inteligencji w pracy byli ludzie – nasi współpracownicy, przełożeni, zespoły wsparcia. Teraz, po raz pierwszy w historii, sztuczna inteligencja staje się realnym i dostępnym partnerem, który pracuje obok nas. To sprawia, że nasz dwuwymiarowy świat pracy staje się trójwymiarowy. Z jednej strony to ekscytujące, z drugiej – może wywoływać pewien zawrót głowy.
Co sprawiło, że staliśmy się tak inteligentni?
Okazuje się, że kluczową rolę odegrał tu stosunek masy mózgu do masy ciała. Im większa proporcja, tym większe prawdopodobieństwo wyższej inteligencji. Dla przykładu, hipopotam ma zaledwie 0,04% masy mózgu w stosunku do ciała, słoń 0,18%, pies 0,80%, kot 1%, a człowiek aż 2,5%. To właśnie ten imponujący wskaźnik odróżnia nas jako gatunek. Co ciekawe, nasze mózgi nie zawsze były tak rozbudowane. Jak więc doszło do tak znaczącego wzrostu w stosunkowo krótkim czasie?
Odpowiedź, jak się okazuje, jest zadziwiająco prosta: dieta, a konkretnie umiejętność gotowania. Nasi prehistoryczni przodkowie żywili się głównie surową żywnością, której trawienie wymagało ogromnych ilości energii. Znaczna część zasobów organizmu była kierowana na ten proces.
Pewnego dnia jednak ktoś odkrył ogień i zaczął gotować. Ugotowane jedzenie stało się łatwiejsze do strawienia, co spowodowało, że ciało zyskało nadwyżkę energii, która wcześniej była niezbędna do trawienia. Tę dodatkową energię organizm przekierował do mózgu, co przyczyniło się do jego rozwoju na przestrzeni czasu.
Ta historia niesie ze sobą fundamentalne przesłanie: to, na co poświęcamy nasz czas i energię, ma decydujące znaczenie. Jeśli zmiana sposobu przetwarzania materii fizycznej (z surowej na gotowaną) doprowadziła do tak znaczącej ewolucji naszego mózgu, to czy podobna zasada nie odnosi się do materii mentalnej, do informacji i zadań, które przetwarzają nasze umysły w pracy?
Zastanów się, ile czasu i energii Ty oraz Twój zespół poświęcacie na działania, które nie przynoszą realnej wartości? Czy nie marnujemy cennych zasobów na "surowe", trudne do przetrawienia procesy?
Problem niedoboru czasu i energii
Badania Microsoft pokazują, że znacząca część pracowników cierpi na niedobór czasu i energii. Może to brzmieć abstrakcyjnie, ale pomyślcie o tym w konkretnych kategoriach. Każdy z nas ma ograniczoną liczbę godzin w tygodniu i skończoną ilość energii każdego dnia. A wielu z nas czuje, że te zasoby są niewystarczające, aby sprostać wszystkim obowiązkom.
Można by pomyśleć, że to problem jednostek, kwestia zarządzania czasem czy organizacji pracy. Ale głębsza analiza pokazuje, że przyczyny tego niedoboru leżą głębiej – w naszym środowisku pracy, które ewoluuje szybciej, niż jesteśmy w stanie się do niego przystosować. To prowadzi do pewnych "zepsutych" wzorców pracy, które kradną nasz czas i energię.
Ten niedobór ma poważne konsekwencje nie tylko dla samych pracowników, ale i dla całego biznesu. Okazuje się, że osoby doświadczające chronicznego braku czasu i energii są dwukrotnie bardziej skłonne do zmiany pracy i aż 3,5 raza częściej mają trudności z myśleniem strategicznym i innowacyjnością. A to już są problemy, które bezpośrednio wpływają na wyniki finansowe i konkurencyjność każdej firmy.
Złodzieje Czasu i Energii
Aby skutecznie walczyć z tym niedoborem, musimy zidentyfikować jego źródła. Badania wskazują na trzech głównych "złoczyńców", którzy okradają nas z cennego czasu i energii:
- Zbyt wiele spotkań: Często uczestniczymy w spotkaniach, które nie są efektywne, nie mają jasnego celu lub po prostu przekazują informacje, które mogłyby zostać udostępnione w inny sposób. Zastanawiające jest, że najczęstszym powodem uczestnictwa w spotkaniu jest… otrzymanie informacji. Czy to nie absurdalne, skoro spotkanie powinno być przestrzenią do tworzenia i stosowania informacji, do burzy mózgów i współpracy? Niestety, wielu pracowników nie czuje, że ich nieobecność na spotkaniu zrobiłaby jakąkolwiek różnicę.
- Labirynt informacji: W dzisiejszym świecie jesteśmy zalewani ogromną ilością danych z różnych źródeł – e-maili, komunikatorów, dokumentów. Odnalezienie potrzebnych informacji często przypomina błądzenie w labiryncie, co pochłania mnóstwo czasu i frustracji. Szacuje się, że aż połowa informacji, z którą mamy do czynienia na co dzień, nie jest nam tak naprawdę potrzebna do wykonywania naszej pracy. To ogromna strata czasu i energii.
- Pusta strona: Każdy, kto kiedykolwiek musiał napisać raport, stworzyć prezentację czy opracować nową strategię, zna to uczucie. Zaczynamy od pustej strony, często bez jasnego pomysłu, co i jak napisać. Ten proces twórczy, choć ważny, bywa niezwykle energochłonny, zwłaszcza gdy brakuje nam czasu na mentalny odpoczynek i regenerację. W naszej kulturze pracy często brakuje czasu na "reset" między zadaniami, na chwilę wytchnienia, która pozwala umysłowi swobodnie pracować i generować nowe pomysły.
Czy rozpoznajecie tych "złoczyńców" w swojej codziennej pracy? Przypuszczam, że większość z nas odpowie twierdząco. Dobra wiadomość jest taka, że mamy już narzędzia, które mogą nam pomóc w walce z nimi.
Jak Technologia AI pomaga Odzyskać Czas i Energię
Właśnie w tym miejscu na scenę wkracza sztuczna inteligencja. To, co mnie najbardziej ekscytuje w kontekście AI i przyszłości pracy, to jej potencjał do "refundowania" nam czasu i energii, do eliminowania tych frustrujących i czasochłonnych aspektów naszej pracy.
- Ulepszone spotkania: Wyobraźcie sobie, że nie musicie już uczestniczyć w każdym spotkaniu, aby być na bieżąco. Narzędzia AI, takie jak Microsoft 365 Copilot, potrafią transkrybować i podsumowywać spotkania, wychwytywać kluczowe punkty i decyzje. Jeśli nie mogliście wziąć udziału, wystarczy zadać AI pytanie, a ona błyskawicznie przedstawi Wam najważniejsze informacje. Przeprowadzone eksperymenty pokazują, że dzięki AI można czterokrotnie szybciej nadrobić zaległości po opuszczonym spotkaniu, a sam proces jest znacznie mniej wyczerpujący. Wkrótce może się okazać, że uczestnictwo w spotkaniu będzie miało zupełnie inny charakter – nie tylko pasywne słuchanie, ale aktywna współpraca i tworzenie.
- Porządek w chaosie informacji: Sztuczna inteligencja może stać się naszym osobistym asystentem w nawigowaniu po ogromnych ilościach danych. Może przeszukiwać różne źródła informacji – e-maile, kalendarze, dokumenty w Microsoft SharePoint – i błyskawicznie dostarczać nam to, czego potrzebujemy. Testy pokazują, że AI potrafi przyspieszyć wyszukiwanie informacji o ponad 25%, oszczędzając cenny czas. Oczywiście, to nie zwalnia nas z myślenia o tym, jak tworzymy i udostępniamy informacje, ale w międzyczasie AI może znacząco ułatwić nam poruszanie się w istniejącym chaosie.
- Koniec z pustą stroną: Sztuczna inteligencja może również pomóc nam w przezwyciężeniu "pustej strony". Narzędzia AI takie jak Microsoft Copilot potrafią generować wstępne wersje tekstów, blog postów, a nawet odpowiadać na e-maile, znacząco przyspieszając proces tworzenia. Co ważne, badania pokazują, że teksty wspomagane przez AI są często oceniane jako bardziej klarowne i zwięzłe. To nie oznacza, że AI zastąpi nas w kreatywnym myśleniu, ale może stać się potężnym narzędziem, które pomoże nam wystartować i zaoszczędzić czas na dopracowywanie treści.
Jak Wykorzystamy Odzyskany Czas i Energię?
To wszystko brzmi obiecująco, prawda? AI ma potencjał, aby znacząco poprawić naszą efektywność i samopoczucie w pracy. Ale tu pojawia się kluczowe pytanie, na które każdy z nas – a zwłaszcza liderzy – musi znaleźć odpowiedź: jak wykorzystamy ten odzyskany czas i energię?
Badania pokazują, że użytkownicy narzędzi AI potrafią zaoszczędzić średnio kilkanaście minut dziennie, a niektórzy nawet ponad pół godziny. To w skali miesiąca daje już znaczącą ilość czasu – nawet kilkanaście godzin. Ale ten zaoszczędzony czas sam w sobie nie przyniesie korzyści, jeśli nie zostanie mądrze zainwestowany.
Jakie macie pomysły? Czy wykorzystacie ten czas na bardziej strategiczną pracę? Na rozwijanie swoich umiejętności? Na budowanie lepszych relacji z zespołem? A może na zadbanie o swoje zdrowie i samopoczucie? Odpowiedzi na te pytania będą kształtować przyszłość naszej pracy.
Co ciekawe, pierwsi użytkownicy AI często wykorzystują zaoszczędzony czas na… więcej spotkań. To pokazuje, że mamy tendencję do powielania starych nawyków, nawet gdy pojawiają się nowe możliwości. Dlatego tak ważne jest, abyśmy jako liderzy aktywnie zastanawiali się, jak zachęcić naszych pracowników do mądrego reinwestowania odzyskanego czasu i energii.
Implikacje dla Liderów i Przyszłość Pracy
Pojawienie się AI jako nowego wymiaru pracy ma ogromne implikacje dla liderów i zarządzania. Musimy na nowo przemyśleć nasze podejście do organizacji pracy, do komunikacji i do wykorzystania talentów.
- Standaryzacja kontra elastyczność: W obliczu tak wielu zmian, naturalną reakcją liderów może być chęć powrotu do prostszych czasów, do standaryzacji i jednolitych zasad pracy. Ale wielowymiarowość, którą wprowadza AI, jest jednocześnie bardziej inkluzywna, pozwalając na lepsze dopasowanie środowiska pracy do indywidualnych potrzeb i preferencji pracowników. Liderzy przyszłości będą musieli nauczyć się zarządzać tą złożonością i wykorzystać jej potencjał.
- Rola spotkań: Musimy zadać sobie fundamentalne pytanie: jaki jest właściwy cel spotkań w erze AI? Jeśli większość informacji można przekazać i uzyskać za pomocą narzędzi AI, to spotkania powinny skupiać się na budowaniu relacji, kreatywnej współpracy i podejmowaniu kluczowych decyzji. Liderzy będą musieli odważnie kwestionować zasadność każdego spotkania i zachęcać do bardziej efektywnej komunikacji.
- Kultura pracy: Równie ważne jest kształtowanie kultury pracy, która wspiera mądre wykorzystanie AI i odzyskanego czasu. To wymaga ustalenia nowych norm i zasad, promowania zdrowych nawyków i dawania przykładu przez liderów.
- Rozwój kompetencji: Wraz z upowszechnieniem się AI, zmieniają się również kluczowe kompetencje, które będą potrzebne pracownikom. Liderzy powinni inwestować w rozwój umiejętności związanych z efektywnym wykorzystaniem AI, krytycznym myśleniem i kreatywnością.
Wykorzystanie potencjału AI
Jako praktyk, który od lat wdraża nowoczesne technologie Microsoft, wierzę, że AI ma ogromny potencjał, by uwolnić nas od czasochłonnych i frustrujących zadań.
Jednak prawdziwy przełom nastąpi wtedy, gdy nauczymy się mądrze wykorzystywać te odzyskane zasoby. Jako liderzy i pracownicy, mamy kluczową rolę w kształtowaniu przyszłości pracy, w tworzeniu środowiska, które pozwoli nam w pełni wykorzystać potencjał AI i prosperować w tej nowej rzeczywistości.
Zamiast tęsknić za prostszymi czasami, spróbujmy z ciekawością i otwartością spojrzeć na to, co nadchodzi. Wyobraźmy sobie świat, w którym spotkania nie są zmorą, informacja jest łatwo dostępna, a "pusta strona" nie paraliżuje naszej kreatywności. To świat, który jest na wyciągnięcie ręki, jeśli tylko podejmiemy mądre decyzje i odważnie wkroczymy w tę nową erę pracy z AI.
Zastanówcie się przez chwilę: gdybyśmy mogli zaprojektować naszą pracę od nowa, nie mając żadnych historycznych obciążeń i przyzwyczajeń, jakby ona wyglądała z wykorzystaniem AI od samego początku?
To pytanie, zadane przez Alexię Cambon, może być inspirującym punktem wyjścia do kształtowania przyszłości Waszych organizacji i nowoczesnych miejsc pracy.
