14.7.2024 | Copilot | AI | GenAI

Microsoft Copilot: Praktyczne prompty dla Księgowych

Odkryj skuteczne prompty dla Microsoft Copilot, które pomogą księgowym zwiększyć produktywność i dokładność w codziennej pracy.

W erze cyfrowej transformacji, rola księgowych ewoluuje, wymagając nie tylko dokładności i znajomości przepisów, ale także umiejętności wykorzystania nowoczesnych narzędzi do zwiększenia efektywności pracy. Microsoft Copilot, zaawansowany asystent AI, może być nieocenionym wsparciem dla pracowników księgowości w ich codziennych zadaniach.

Microsoft Copilot to zaawansowane narzędzie AI, które integruje się z rozwiązaniami Microsoft AI i narzędziem Microsoft Copilot Studio, oferując wsparcie w różnorodnych zadaniach związanych z codzienna pracą.

W tym artykule przedstawiam praktyczne prompty dla Microsoft Copilot dla Finansów, które pomogą księgowym zwiększyć produktywność, dokładność i wartość dodaną dla swoich organizacji.

1. Analiza trendów finansowych

Wykorzystaj Copilot do identyfikacji kluczowych trendów:

"Przeanalizuj dane finansowe naszej firmy z ostatnich 12 miesięcy i zidentyfikuj 5 najważniejszych trendów w przychodach i wydatkach, wraz z potencjalnymi przyczynami tych zmian."

2. Automatyzacja raportowania finansowego

Usprawnij proces tworzenia raportów:

"Stwórz szablon miesięcznego raportu finansowego, który automatycznie pobiera dane z naszego systemu księgowego i prezentuje kluczowe wskaźniki finansowe w formie przejrzystych wykresów i tabel."

3. Optymalizacja procesów księgowych

Zidentyfikuj obszary do poprawy:

"Przeanalizuj nasz obecny proces księgowania i zaproponuj 3 obszary, które mogą być zautomatyzowane lub usprawnione przy użyciu dostępnych narzędzi technologicznych."

4. Przygotowanie prognoz finansowych

Wspieraj planowanie finansowe:

"Na podstawie historycznych danych finansowych i aktualnych trendów rynkowych, przygotuj 12-miesięczną prognozę przepływów pieniężnych dla naszej firmy."

5. Analiza kosztów i oszczędności

Identyfikuj potencjalne oszczędności:

"Przeprowadź szczegółową analizę naszych wydatków operacyjnych z ostatniego kwartału i zaproponuj 5 konkretnych obszarów, gdzie możemy zredukować koszty bez negatywnego wpływu na działalność."

6. Przygotowanie do audytu

Usprawnij proces przygotowania do audytu:

"Stwórz kompleksową listę kontrolną dokumentów i informacji potrzebnych do rocznego audytu finansowego, wraz z harmonogramem ich przygotowania."

7. Analiza rentowności produktów/usług

Wspieraj decyzje biznesowe:

"Przeprowadź analizę rentowności naszych 10 głównych produktów/usług, uwzględniając wszystkie bezpośrednie i pośrednie koszty, oraz zaproponuj strategię optymalizacji portfolio."

8. Automatyzacja rozliczeń z kontrahentami

Usprawnij proces fakturowania:

"Zaprojektuj zautomatyzowany system przypominania o płatnościach dla naszych klientów, uwzględniający różne scenariusze i etapy zaległości."

9. Optymalizacja polityki podatkowej

Maksymalizuj korzyści podatkowe:

"Przeanalizuj naszą obecną strukturę podatkową i zaproponuj legalne strategie optymalizacji podatkowej, uwzględniając najnowsze zmiany w przepisach."

10. Przygotowanie prezentacji finansowych

Twórz przejrzyste prezentacje dla zarządu:

"Stwórz szablon prezentacji finansowej dla zarządu, który w jasny i wizualny sposób przedstawia kluczowe wskaźniki finansowe, trendy i prognozy."

11. Analiza efektywności inwestycji

Wspieraj decyzje inwestycyjne:

"Przeprowadź analizę zwrotu z inwestycji (ROI) dla naszych 3 głównych projektów inwestycyjnych z ostatniego roku i przedstaw rekomendacje na przyszłość."

12. Optymalizacja zarządzania kapitałem obrotowym

Popraw płynność finansową:

"Przeanalizuj nasz cykl konwersji gotówki i zaproponuj strategie optymalizacji zarządzania należnościami, zapasami i zobowiązaniami."

13. Przygotowanie do zmian regulacyjnych

Bądź na bieżąco z przepisami:

"Przygotuj zestawienie nadchodzących zmian w standardach rachunkowości i przepisach podatkowych, które mogą mieć wpływ na naszą firmę, wraz z planem dostosowania się do tych zmian."

14. Analiza ryzyka finansowego

Identyfikuj i zarządzaj ryzykiem:

"Przeprowadź kompleksową analizę ryzyka finansowego naszej firmy, uwzględniając ryzyko walutowe, kredytowe i płynności, oraz zaproponuj strategie mitygacji."

15. Optymalizacja struktury kapitałowej

Wspieraj decyzje finansowe:

"Przeanalizuj naszą obecną strukturę kapitałową i zaproponuj optymalny mix finansowania własnego i obcego, uwzględniając koszty kapitału i cele strategiczne firmy."

16. Automatyzacja reconcyliacji bankowych

Usprawnij proces uzgodnień:

"Zaprojektuj zautomatyzowany system reconcyliacji bankowych, który będzie automatycznie dopasowywał transakcje i flagował rozbieżności do ręcznej weryfikacji."

17. Przygotowanie budżetów departamentowych

Wspieraj proces budżetowania:

"Stwórz szablon i proces przygotowania rocznych budżetów departamentowych, uwzględniający historyczne dane, cele strategiczne i prognozowane zmiany rynkowe."

18. Analiza efektywności kosztowej

Identyfikuj obszary do optymalizacji:

"Przeprowadź analizę efektywności kosztowej naszych głównych procesów biznesowych i zaproponuj konkretne działania optymalizacyjne."

19. Przygotowanie do fuzji i przejęć

Wspieraj procesy M&A:

"Stwórz kompleksową listę kontrolną due diligence finansowego dla potencjalnych celów akwizycyjnych, wraz z szablonem raportu z kluczowymi wskaźnikami i red flags."

20. Optymalizacja raportowania dla różnych interesariuszy

Dostosuj raporty do odbiorców:

"Zaprojektuj zestaw szablonów raportów finansowych dostosowanych do potrzeb różnych interesariuszy: zarządu, inwestorów, banków i organów regulacyjnych."

21. Analiza scenariuszowa

Przygotuj się na różne warianty przyszłości:

"Przygotuj analizę scenariuszową wpływu różnych warunków makroekonomicznych (np. recesja, boom gospodarczy) na nasze wyniki finansowe w perspektywie 3 lat."

22. Optymalizacja procesów zamknięcia miesiąca

Przyspiesz proces zamknięcia ksiąg:

"Przeanalizuj nasz obecny proces zamknięcia miesiąca i zaproponuj strategię skrócenia go o 30%, uwzględniając automatyzację i reorganizację zadań."

23. Przygotowanie do wdrożenia nowego systemu ERP

Wspieraj transformację cyfrową:

"Stwórz plan migracji danych finansowych i dostosowania procesów księgowych do nowego systemu ERP, uwzględniający mapowanie kont, testy integracji i szkolenia dla zespołu."

Jak efektywnie korzystać z Microsoft Copilot w księgowości

Choć Microsoft Copilot jest potężnym narzędziem, warto pamiętać o kilku zasadach, które pomogą Ci maksymalnie wykorzystać jego potencjał w pracy księgowej:

  1. Weryfikuj dane i wyniki - Zawsze sprawdzaj dane wejściowe i wyniki generowane przez Copilot pod kątem dokładności i zgodności z rzeczywistością finansową Twojej firmy.
  2. Dostosuj podpowiedzi do specyfiki Twojej organizacji - Im bardziej szczegółowe i dostosowane do Twojej firmy będą Twoje prośby, tym bardziej wartościowe będą odpowiedzi Copilot.
  3. Używaj Copilot jako wsparcia, nie zastępstwa - Pamiętaj, że Copilot to narzędzie wspierające, a nie zastępujące Twoją wiedzę ekspercką i profesjonalny osąd.
  4. Łącz różne podpowiedzi - Często najlepsze rezultaty osiągniesz, łącząc różne podpowiedzi. Na przykład, możesz połączyć analizę trendów finansowych z przygotowaniem prognoz.
  5. Wykorzystuj do automatyzacji powtarzalnych zadań - Użyj Copilot do automatyzacji rutynowych, czasochłonnych zadań, aby móc skupić się na analizie i strategicznym doradztwie.
  6. Bądź na bieżąco z możliwościami Copilot - Regularnie eksploruj nowe funkcje i możliwości Copilot, aby maksymalizować korzyści z jego wykorzystania w pracy księgowej.
  7. Przestrzegaj zasad bezpieczeństwa i poufności - Zawsze przestrzegaj polityk bezpieczeństwa i poufności Twojej firmy przy korzystaniu z Copilot, szczególnie w kontekście danych finansowych.

Podsumowanie

Microsoft 365 Copilot to potężne narzędzie, które może znacząco zwiększyć efektywność i wartość dodaną pracy księgowych. Od automatyzacji rutynowych zadań, przez zaawansowane analizy finansowe, aż po wsparcie w strategicznym planowaniu - możliwości są niemal nieograniczone. Pamiętaj jednak, że Copilot to asystent, a nie zastępca ludzkiej wiedzy, doświadczenia i profesjonalnego osądu.

Wykorzystując powyższe prompty i wskazówki dotyczące efektywnego korzystania z Microsoft Copilot dla Finansów, możesz znacząco zwiększyć swoją produktywność i jakość pracy jako księgowy. Pamiętaj, że kluczem do sukcesu jest ciągłe doskonalenie się i adaptacja do zmieniających się wymagań rynku i technologii. Microsoft Copilot może być Twoim cennym sojusznikiem w tym procesie, pomagając Ci być zawsze o krok przed wyzwaniami w dynamicznym świecie finansów i rachunkowości.

W miarę jak sztuczna inteligencja staje się coraz bardziej zaawansowana, narzędzia takie jak Microsoft Copilot i Microsoft 365 Copilot Agents będą odgrywać coraz większą rolę w pracy księgowych. Profesjonaliści ds. księgowych, którzy skutecznie przeprowadzą transformację AI i nauczą się efektywnie wykorzystywać te narzędzia, będą mieli znaczącą przewagę na rynku pracy, mogąc oferować bardziej zaawansowane analizy, szybsze raportowanie i lepsze wsparcie decyzyjne dla swoich organizacji.

Pamiętaj jednak, że technologia, nawet tak zaawansowana jak Microsoft 365 Copilot Chat, nie zastąpi kluczowych umiejętności księgowych. Krytyczne myślenie, znajomość przepisów, etyka zawodowa i umiejętność interpretacji danych finansowych w kontekście biznesowym pozostają domeną ludzi. Microsoft Copilot powinien być traktowany jako narzędzie wzmacniające te umiejętności, a nie je zastępujące.

Wreszcie, zawsze pamiętaj o etyce i odpowiedzialności w pracy księgowej. Wykorzystuj Microsoft 365 Copilot do zwiększania transparentności, dokładności i wartości informacyjnej raportów finansowych, ale nigdy kosztem integralności danych czy zgodności z przepisami. W świecie, gdzie zaufanie do informacji finansowych jest kluczowe dla funkcjonowania rynków i organizacji, odpowiedzialne korzystanie z narzędzi AI jest nie tylko dobrą praktyką, ale i etycznym obowiązkiem profesjonalnych księgowych.

Krzysztof Majchrzycki

Autor: Krzysztof Majchrzycki

Od wielu lat pracuję na styku biznesu, projektowania doświadczeń cyfrowych i technologii Microsoft. Posiadam praktyczne doświadczenie w rozwiązaniach chmurowych i transformacji cyfrowej, zwłaszcza w obszarach marketingu, sprzedaży, obsługi klienta oraz cyfrowego miejsca pracy, HR i komunikacji wewnętrznej. Jako entuzjasta technologii i doświadczony konsultant, pomagam małym i dużym firmom zmieniać sposób myślenia o transformacji AI, Autonomicznych Agentach i Inteligentnych Aplikacjach od strony biznesowej, strategicznej i zarządzania zmianą. Prywatnie ojciec Zuzi, Gai i Marka. Miłośnik książek, Sci-Fi, Fantasy, Cyberpunka i starych komputerów ATARI.